Riktlinje Anmälan av oegentligheter

Syfte

Att skapa möjlighet att påtala oegentligheter för att skydda medarbetare och organisation.

När

Vid misstanke om oegentlighet och oetiska förhållanden.

Krav

Infranords Uppförandekod


Whistleblower-funktionen

Har du sett något på arbetet som oroar dig? Har du tagit upp problemet med din chef eller Personalavdelningen ? Om du känner dig besvärad av att anmäla frågan direkt kan du kontakta ”Infranords Whistleblower-funktion” och berätta om ditt problem. Du kan kontakta ”Whistleblower-funktionen” via webben, mail, brev eller telefon. Det är gratis, lätt att använda och helt konfidentiellt.


Intern anmälan

Steg 1

Om du misstänker oegentligheter, ska du om möjligt försöka lösa problemet tillsammans med närmsta chef.

Steg 2

Om du upplever att det oavsett anledning, inte är möjligt att ta upp en speciell fråga/ärende med närmsta chef, kan ärendet tas upp med Personalchef. Efter anmälan kommer Infranord att undersöka frågan för att bedöma vilka åtgärder som bör vidtas.

I vissa fall kan även utredningen göras av ledning, extern rådgivare eller via disciplinära processer. Om individen så önskar kan möten hållas utanför arbetsplatsen och representant för facklig organisation eller kollega följa med. Infranord kommer att ge så mycket återkoppling som möjligt till den som anmält. Observera dock att Infranord inte kommer att kunna avslöja de exakta åtgärderna om företaget har sekretesskyldighet gentemot någon annan eller av rättsliga eller kommersiellt känsliga skäl är förhindrade att göra det.

Extern anmälan (Whistleblower)

Denna riktlinje ger möjligheter och det skydd som behövs för att oegentligheter ska kunna påtalas internt. Infranord förväntar sig att det i de flesta fall känns lämpligt och rimligt att lyfta frågorna internt. Extern anmälan kan göras om individen följt rutinen för intern anmälan och fortfarande misstänker oegentligheter eller om individen inte vill lyfta frågan internt. 

För extern anmälan kontakta Whistleblower via telefon - journummer 0770-455 670 . Det finns också möjlighet att på ett säkert och konfidentiellt sätt rapportera via följande internetadress Infranord.whistleblower.se , via mail till infranord@whistleblower.se eller via brev till Interaktiv Säkerhet, "Infranord", Norrgatan 10, 432 41 Varberg.

Att göra en anmälan

  • Anmälan lämnas antingen genom att ringa telefonnumret, skicka e-post, skriva brev eller att gå via webbsidan
  • Informationen skrivs ner av oberoende firma (Interaktiv säkerhet) och skickas till VD eller Personalchef
  • Om nödvändigt skickas ett meddelande med begäran om ytterligare information

Dokumentation

För såväl individen som Infranord är dokumentationen viktig under hela processen. Dokumentationen hanteras konfidentiellt i enlighet med Datainspektionens föreskrift och utifrån karaktären på anmälan. Dokumentationen kan vara: 

  • Kopior på personens brev eller noteringar av samtal som anger anmälans karaktär
  • Rapporter från oberoende utredare
  • Infranords skriftliga svar inklusive vidtagna åtgärder och anledningen till dessa
  • Protokoll
  • Mötesanteckningar